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Vereinsverwaltung online

Jederzeit an jedem Ort einsatzbereit!

Liebe Vereinsmitglieder,
bisher lag die Datenbank zur Vereinsverwaltung bei Frank Wolfraum lokal auf dem Computer. Frank und mir war immer bewußt, dass ein Wechsel im Vorstand auch eine Übergabe der digitalen Verwaltung bedeutet und das hierin ein potentielles Problem liegt. Jeder im Vorstand sollte in der Lage die Verwaltunsgarbeit jederzeit fortzusetzen bzw. zu übernehmen.

Niemand ist unersetzlich und niemand darf unersetzlich sein.
Die logische Konsequenz war die Verlagerung der gesamten Vereinsverwaltung inkl. Schriftverkehr und Vorstandsinformationsverteilung in das Internet.

Dieses Vorhaben hat rund 2 Jahre gebraucht um in einem brauchbaren und vor allem auch für die nicht so Computer erfahrenen Vorstandsmitglieder, und solche die es vielleicht einmal werden, handhabbar zu sein.

1. Mitgliederverwaltung
Wir können jetzt alle Aufgaben der Mitgliederverwaltung online erledigen. Aus den vorhandenen Mitgliedsdaten wird automatisch die Telefonliste bzw. Mitgliederliste im Internet erstellt, das Firmenporträt redaktionell betreut und die Zugangsverwaltung zu den online Mitgliederkonten gesteuert.

2. Rechnungen
Die Rechnungen werden jetzt ebenfalls automatisch erzeugt, die Überprüfung der Zahlungseingänge kann direkt durch den Schatzmeister erfolgen.

3. Mitgliederinformation
Der Verwaltungsportal enthält 2 feste Verteiler und 5 frei wählbar Verteiler ( imme Sinne von wer gehört dazu ), der Sinn liegt ganz einfach darin, dass alle Vorstandsmitglieder die selben Verteiler benutzen können, und alle Vorstandsmitglieder über den festen, nicht abschaltbaren Verteiler Vorstand, über die Aktivitäten der anderen Vorstandsmitglieder per Kopie informiert werden.

Wird z.B. ein neues Mitglied aufgenommen erhält es üblicherweise einen kurzen Brief mit den wichtigsten Informationen zum Gewerbeverein. Wird dieser Brief gedruckt, erhalten alle Vorstandsmitglieder eine Kopie des schreiben per e-Mail und sind somit unmittelbar informiert worden.

4. Briefvorlagen
Jedes Vorstandsmitglied kann sich beliebig viele Vorlagen für seinen Schriftverkehr erstellen. Typische Vorlagen für den gesamten Verein sind die Einladungen zu Veranstaltungen und die Terminerinnerung. Jede Vorlage kann durch Textbausteine personalisiert werden.

5. Sicherheit
Das Verwaltungsportal ist durch ein mehrstufiges Sicherheitskonzept gesichert.

Jens Liebelt
3. Beisitzer